How to identify theft in the company?

The economic security of an enterprise is a system of preventive and ongoing operational and administrative measures that help to effectively operate the enterprise.

Prevention and avoidance of theft in the enterprise, protection of property, raw materials and finished products, organization of work of the enterprise security service are the foundations of economic security of your business. The article gives practical recommendations on these issues.

The full text of the article is provided in Ukrainian

«Небажання займатися малими справами шкодить великим задумам»

Конфуцій

Економічна безпека підприємства – це система профілактичних та постійно діючих оперативних і адміністративних заходів, які допомагають  ефективно  працювати підприємству (автор).

Профілактика (prevention/profilaktyka) та недопущення скоєння економічних злочинів на підприємстві повинні бути цілеспрямованими. Особливу увагу звертаємо на такі напрямки:

1. Захист майна підприємства.
2. Захист завезеної на територію підприємства сировини та компонентів для випуску продукції.
3. Захист виготовленої продукції до моменту передачі її покупцеві.
4. Виявлення при прийнятті на роботу«негативного елемента» серед персоналу.
5. Оптимальна та ефективна роботаз управління підприємством топ-менеджерами.
6. Організація безпеки персоналу підприємства.
7. Виявлення зовнішніх та внутрішніх загроз на підприємстві.
8. Якісний правовий захист діяльності підприємства.
9. Забезпечення захисту інформаційного поля та комерційної таємниці.
10. Забезпечення технологічної незалежності та досягнення високої конкурентоспроможності.
11. Контроль за контрагентами з поставки сировини та компонентів для випуску продукції.
12. Контроль дій покупця (контрагента) до моменту перерахунку коштів на рахунок підприємства.
13. Недопущення появи  заборгованості в оплаті контрагентамипідприємства.

Детальніше розглянемо сказане вище.

Щодо першого пункту ми хочемо запропонувати для розгляду найнижчий (або перший) щабель системи економічної безпеки:  це – охорона підприємства.

Охорона – це основа і, в той же час, інструмент для реалізації  процесів, запланованих СЕБ для профілактики та недопущення злочинів на підприємстві. Але хочу відзначити, що, ставлячи охорону на перший щабель, ми бачимо цей підрозділ не як «сторожів», а в першу чергу, як помічників відділу СЕБ, а за його відсутності – як самостійний підрозділ для  вирішення питань введення системи економічної безпеки на підприємстві.

Тут ми, у першу чергу, маємо на увазі введення «Пропускного або внутрішньооб’єктового режиму на підприємстві». Якщо, дивлячись на новітні тенденції,  комусь не подобається слово «режим», його можна замінити на «правила», але суть процесу – це контроль та фіксація всіх рухів як товару чи сировини, так і людей на території підприємства.

Тобто введення цих «правил (режиму)» та використання підрозділу охорони як інструменту в системі безпеки підприємства повинні  виконувати як основне завдання – охорону підприємства, – так і документування усіх процесів, руху матеріальних цінностей та працівників підприємства.

 Для цього ми, виходячи з практичного досвіду, пропонуємо:

1. Фіксацію проводити лише на паперових носіях (журналах).
2. Для підвищення прозорості процесу обов’язково дії охоронців фіксувати або супроводжувати записами на відео. Тобто встановити по периметру та на основних пунктах контролю відеоспостереження, яке також має встановлюватись для підтримки або бути одним з незалежних компонентів системи економічної безпеки. Архів запису повинен регулюватись по схемі: день запису +10 ДНІВ (якщо підприємство реалізує продукцію на території України).
3. Використовувати для охорони ліцензовану організацію (охоронну фірму) з обов’язковим контролем її роботи працівником СЕБ, який працює на підприємстві, або ж цю функцію може виконувати безпосередньо одна з довірених осіб Власника, але не Директора підприємства, з усію повагою до цієї посади. (У подальших публікаціях ми дамо роз’яснення з цього питання)
4. Журнали чи інші носії повинні бути прошнуровані та завірені посадовими особами двох організацій, бути власністю підприємства та здаватися після закінчення безпосередньо довіреній особі власника на підприємстві. Зберігатися ці журнали та копії «накладних» повинні на період кругообігу товару на підприємстві та 3-5днів після отримання його покупцем. Журнали, які фіксують рух працівників та інші, після їх закінчення повинні здаватися представникові власника та зберігатися в захищеному місці до розпорядження власника на їх знищення. Знищувати такі документи бажано з комісією, склавши акт та передавши його власнику.

Є багато прикладів в Інтернеті чи спеціальних статтях щодо «Правилвнутрішньооб’єктового режиму». Їх мета, як я наголошував, стати фундаментом для профілактики та недопущення злочинів на підприємстві шляхом фіксації та документування всіх процесів через підрозділ охорони або служби безпеки; а ці документи,  мають контролюватисяі вилучатися безпосередньо власником,а не адміністративним апаратом підприємства.